1. BÖLÜM
Amaç
ODTÜ Kütüphanesi Koleksiyon Geliştirme Politikasının amacı;
• ODTÜ bünyesi içerisinde öğretim, araştırma faaliyetleri ve topluma hizmet için nitelikli, doğru, güvenilir ve evrensel bilgiye çağdaş olanaklarla erişilmesini sağlamak amacıyla ODTÜ Kütüphanesi’nde yürütülmekte olan, bilgi kaynaklarının seçimi, sağlanması ve erişime sunulması süreçlerine yönelik ilke ve kuralları açıklamak,
• Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamak,
• Koleksiyonun dengeli ve güncel olmasını sağlamak,
• Bütçeyi etkin kullanmak,
• Koleksiyonun yapısı ve kapsamının geliştirilmesi yönünde ölçütleri ve ilkeleri öne çıkarmaktır.
Tanımlar
Koleksiyon: Kütüphaneye daha önceden belirlenmiş bir politika uyarınca satın alma, abonelik, değişim, bağış yoluyla sağlanan bilgi kaynakları topluluğudur (Bayram, t.y.).
Seçim: Kütüphane koleksiyonuna hangi bilgi kaynaklarının sağlanacağına karar verme süreci ve bir karar verme biçimidir (Evans, 2005, s.9).
Sağlama: Bilgi kaynaklarının kütüphane koleksiyonuna satın alma, abonelik, bağış ya da değişim yoluyla dâhil edilme işlemlerini kapsayan bir süreçtir (Evans, 2005, s.9).
Görsel-İşitsel Bilgi Kaynakları: Ses, hareket ve resim unsurlarını içeren kayıt ortamındaki bilgi kaynakları (Royan, 2004, s.7) (Örn.; DVD, VCD, CD, videokaset, ses kaseti, vb.) .
2. BÖLÜM
Kütüphane Kullanıcıları
ODTÜ’de çalışan veya emekli olan akademik ve idari personel, “ek görevli” statüsünde olanlar, DOSAP kapsamındaki araştırmacılar, lisansüstü, lisans ve önlisans öğrencileri (uluslararası değişim öğrencileri dahil), ODTÜ Geliştirme Vakfı ve Teknokent çalışanları ile protokol yapılan üniversitelerin akademik personeli ve resmi kurumların uzman personeli Kütüphane’ye üye olabilirler ve Kütüphane kaynak ve hizmetlerinden yararlanırlar (Bkz. Kütüphane Yönergesi; Madde 4).
Sadece ODTÜ akademik ve idari personeli ile öğrencileri kitap ve diğer bilgi kaynaklarının satın alınmasını önerebilir.
Sorumluluklar
Koleksiyon geliştirme politikasının oluşturulması, uygulanması ve güncel tutulmasından Kütüphane yönetimi ve birimler sorumludur.
Kütüphaneciler, kullanıcılardan aldıkları geri bildirimlerle ve yıl içinde yaptıkları koleksiyon analizleri doğrultusunda koleksiyondaki konu dağılımının dengeli ve güncel olmasını sağlamakla sorumludur.
3. BÖLÜM
Basılı Kitap Koleksiyonu
ODTÜ Kütüphanesi basılı kitap koleksiyonu, Amerikan Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi’ne (Library of Congress) göre sınıflandırılmakta ve açık raf sistemiyle hizmete sunulmaktadır.
Kitap Seçim İşlemleri
Kütüphane, koleksiyon geliştirme politikası olarak satın alma ve bağış yöntemlerini kullanmaktadır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, sağlanan bilgi kaynakları üniversitenin öğretim alanlarına paralel olarak ve kullanıcıların ihtiyacına göre nicelik ve nitelik açısından geliştirilmektedir.
Kitap alım istek ve önerileri ODTÜ Kütüphanesi’ne çeşitli yollarla iletilmektedir:
• Kütüphane web sayfasında yer alan Kitap/Ders Kitabı Sipariş Formu [1],
• E-posta[2] ,
• ODTÜ mensup ve öğrencilerinin mevcut ve değişen bilgi gereksinimlerini karşılamak, koleksiyonun bilinçli ve dengeli bir şekilde geliştirilmesini sağlamak amacıyla gerekli durumlarda Kütüphaneciler ile Bölümleri temsil eden öğretim elemanları arasında ortak bir çalışma yürütülmektedir.
Kitap Seçim Kriterleri
• Telif Hakları
Sağlanacak kitapların 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (Ek 1)’na uygun olması gerekmektedir.
Korsan kitap olarak üretilmiş bilgi kaynakları ya da fotokopi ile çoğaltılmış kitaplar koleksiyona eklenmemektedir.
• Kapsam
Kitap koleksiyonunun ODTÜ’nün eğitim-öğretim, araştırma alanları, kültürel ve entelektüel gereksinimleri doğrultusunda konulara göre dengeli bir şekilde geliştirilmesi amaçlanmaktadır.
• Güncellik
ODTÜ’nün eğitim-öğretim, araştırma alanları ile ilgili en güncel ve geçerli bilgileri içeren bilgi kaynakları takip edilmektedir. Özellikle fen bilimleri, teknoloji ve mühendislik alanlarında seçilecek bilgi kaynaklarının son 5 yılda yayımlanmış olmasına dikkat edilmektedir. Sosyal Bilimler alanlarında ise öğretim elemanlarının geri bildirimlerine göre eski basımlı kitaplar da değerlendirilerek koleksiyona dâhil edilmektedir.
• Düzey
Üniversitede yürütülen lisans ve lisansüstü programlar ile araştırma alanlarının desteklenmesi amaçlandığından alanlarında tanınan, güvenilir, yetkinlik kazanmış yayınevleri tarafından yayımlanan kitapların seçilmesi önem taşımaktadır.
Kitapların öğretim programını desteklemesinin yanı sıra Bölümlerde ve Rektörlüğe bağlı araştırma merkezlerinde yürütülmekte olan tez, proje ve bağımsız araştırma faaliyetlerini destekler nitelikte olması ile kullanıcılarımızı kültürel açıdan destekleme koşulu göz önünde bulundurulmaktadır.
• Fazla Kopyalar
Talep edilen basılı kitaba, mevcut veri tabanları üzerinden tam metin erişilebilir olması durumunda ayrıca basılı biçimde sağlanmamaktadır.
Aşağıda belirtilen gereksinimler doğrultusunda birden fazla kopya koleksiyona dâhil edilmektedir.
• Ders kitabı niteliğinde olan ve yoğun kullanılan kitaplar,
• Ödünç alma oranı yüksek olan kitaplar,
• Fiziksel açıdan yıpranmış olan kitaplar,
• Kayıp kitaplar.
• Maliyet
Koleksiyona eklenmesi için talep edilen kitaplar, bütçe olanakları ve konu dengesinin sağlanması amacıyla Kütüphane yönetimi ve talepte bulunan kullanıcıyla birlikte yeniden değerlendirilmektedir.
Maliyeti, konu alanı için tanımlanan üst limiti (Bilim ve Teknoloji alanları için 250$, Sosyal Bilimler 100$) aşan kitapların sağlanması konusu, talepte bulunan kullanıcı ile birlikte yeniden değerlendirilmektedir.
Talep edilen basılı kitapların (piyasada mevcut ise) maliyeti daha düşük olduğu için öncelikle ince kapak (paperback) olan baskı formatı tercih edilmektedir. İlgili kitabın piyasada sadece kalın kapaklı baskısı (hardback) olması durumunda bu baskı sağlanmaktadır.
• Dil
Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma programlarına uygun olarak İngilizce ve Türkçe başta olmak üzere, kullanıcıdan gelen talepler doğrultusunda farklı dillerde de kitap alımı yapılmaktadır.
• Baskı Durumu ve Fiziki Biçim
Talep edilen kitabın, sipariş işlemlerinin yapıldığı tarih itibariyle baskıda olması gerekmektedir. Basımı olmayan kitaplar için ikinci el kitap alımı yapılmamaktadır.
Kitaplar için farklı fiziki baskı biçimleri ve sağlama koşulları aşağıda belirtilmektedir:
• Tıpkıbasım (reprint): Eski basımlı ya da nadir eserlerin özgün basımından kısaltılarak yayınlanan tıpkıbasım kitaplar kullanıcılar tarafından talep edildiğinde alınmaktadır.
• Spiral cilt ve sayfaları çıkarılabilir dosya (loose-leaf) baskılar: Bu tür baskı biçimlerinin satın alınması, kullanışsız olması nedeniyle tercih edilmemektedir. Kullanıcılar tarafından, sağlanmasının zorunluluğu bildirildiğinde başka baskısı mevcut değil ise sağlanabilmektedir.
Kitap Sağlama İşlemleri
Satın Alma İşlemleri
Kütüphaneye ulaşan kitap istek ve önerileri, belirlenen seçim ölçütleri kapsamında değerlendirildikten sonra Koleksiyona dâhil edilmesine karar verilenler için satın alma süreci başlatılmaktadır.
Kitaplar, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na tahsis edilen bütçe kapsamında ihale ve doğrudan alım yöntemleri ile sağlanmaktadır.
Sipariş kayıtları oluşturulan kitapların ihale listeleri hazırlanmaktadır. Acil kitap alımını gerektiren durumlarda ise yıl içinde, bütçe koşulları çerçevesinde, dönem dönem doğrudan alım listeleri oluşturulmaktadır.
İhale yoluyla sağlanacak kitap alımları Kamu İhale Kanunu'na göre yapılmaktadır. İhale süreci nedeniyle ihale edilen kitapların rafa çıkış süresi ortalama 4-6 aydır.
Bağış İşlemleri
Üniversitenin eğitim-öğretim, araştırma, kültürel ve entelektüel faaliyetlerini destekler nitelikteki kaynaklar kütüphane koleksiyonuna dâhil edilmektedir.
Bağışlanan bilgi kaynaklarının koleksiyona uygunluğuna Değer ve Tespit Komisyonu tarafından, gerekli durumlarda ilgili uzmanlardan görüş alınarak karar verilmektedir. Kütüphane, bağış yapılan kaynakların koleksiyona eklenip eklenmeyeceği ve hangi bölümde yer alacağı konusunda karar verme sorumluluğu ve yetkisine sahiptir.
Bağışlanan koleksiyon için özel bir alan ya da raf oluşturulmaz, kütüphane içindeki bütünlüğe ve yerleşim düzenine uygun olarak mevcut koleksiyona dâhil edilir.
Kütüphaneye kaynak bağışında bulunmak isteyen kişilerin Taşınır Mal
Yönetmeliği gereğince "Bağış Kitap Formu" doldurmaları zorunludur.
Kütüphane koleksiyonu için uygunluğuna karar verilen kaynak(lar) teknik işlemleri yapıldıktan sonra koleksiyona eklenmekte, listesi oluşturulmakta ve bağış yapan kişiye ya da kuruma, bağış sahibinin talebi üzerine Üniversitemiz adına teşekkür mektubu gönderilmektedir.
Koleksiyona dâhil edilmeyen kaynak(lar) ise; bağış yapan kişiye iade edilmekte veya bağış sahibinin onayı ile ihtiyacı olan başka üniversite, okul ya da kurumlara gönderilmektedir.
Bağış İlkeleri
Kütüphanemize bağışlanacak bilgi kaynaklarının;
• Üniversitemizin eğitim, öğretim, araştırma alanlarını ve kültürel ihtiyaçlarını karşılayacak nitelikte olması,
• Kütüphane koleksiyonunda mevcut olmaması,
• Fiziksel olarak kullanıma uygun durumda olması,
• Fotokopi vb. yollarla çoğaltılmamış olması,
• Kaynağın niteliğine ve kullanım sıklığına göre gerektiğinde fazla nüsha olarak da alınabilmesi,
• Sosyal Bilimler dışındaki bilgi kaynaklarının yayın tarihi son 5 yıldan eski olmaması gerekmektedir.
• Posta yoluyla gelen her bağışın koleksiyona katılması söz konusu değildir.
Nadir Eserler
Nadir eserler koleksiyonu, aşağıda belirtilen kriterler doğrultusunda oluşturulur;
• Yazma ve taş baskı eserler,
• 1928 ve öncesi yıllarda Osmanlıca, Arapça, Farsça dillerinde yazılan eserler,
• 1801 ve öncesi yıllarda Latince harflerle basılan eserler,
• Özel baskı tekniklerine ve cilt özelliklerine sahip olan eserler,
• Sınırlı sayıda basılan ya da ikinci nüshası bulunmayan eserler,
• Eski basımlı olan ve baskısı tükenmiş eserler,
• Önemli yazarlar ya da önemli kişiler tarafından imzalanmış, üzerine notlar alınmış eserler,
• Eserlerini bastırmamış yazarların müsvedde halindeki kitap ve mektupları,
• Estetik değeri olan, değerli görseller içeren eserler (çizim, gravür, tezhip, minyatür, ebru vb.).
Referans Koleksiyonu
Referans koleksiyonu, farklı konularda ya da belirli bir konuda yetkin bilgileri içeren, belirli bir konuya yönelik bir soruya hızlı cevap sağlayabilen ve o konu hakkında özet bilgi sunan türde bilgi kaynaklarının bulunduğu koleksiyondur. Referans Koleksiyonu, Kütüphane’de ayrı bir birimde yer almaktadır ve ödünç verilmemektedir.
İstatistiksel kaynaklar, haritalar, atlaslar, ansiklopediler, sözlükler, el kitapları, bibliyografik kaynaklar, rehberler, almanaklar, abstraktlar, indeksler ve yıllıklar Referans Koleksiyonunda yer alan bilgi kaynaklarıdır.
ODTÜ Kütüphanesi, bilgiye erişimde yer ve zaman sınırını ortadan kaldırmak amacıyla kesintisiz erişim imkânı sunan e-referans koleksiyonu oluşturmaktadır.
Tez Koleksiyonu
ODTÜ’de hazırlanan yüksek lisans ve doktora tezlerinin basılı kopyaları Üniversite Senatosu kararıyla kütüphanede bulundurulmaktadır.
Elektronik Tez Arşivi oluşturmak amacı ile 2003 yılının Eylül ayından itibaren hazırlanan tezlerin elektronik kopyaları da koleksiyonda yer almaktadır.
Basılı bir tezin fotokopi ya da elektronik olarak çoğaltılması yazarının iznine bağlıdır.
Rezerv Koleksiyonu (Kısa Süreli Ödünç Verilen Kitaplar)
ODTÜ Kütüphanesi’nde öğretim elemanlarının istek ve önerileri doğrultusunda ders kaynaklarından oluşturulan koleksiyon, öğrencilere kısa süreli (bir saatlik, üç saatlik, gecelik, vb.) ödünç verilmektedir.
Öğretim elemanlarının Kısa Süreli Ödünç Verme Koleksiyonuna Kitap Ekleme ve Çıkarma Formu ile bildirdikleri ders kitapları, her 40 öğrenci için 1 kitap olacak şekilde sağlanmaktadır. Söz konusu kitapların, ders dönemi başlamadan önce talep edilmesi gerekmektedir.
Rezerv Koleksiyonuna Dâhil Edilmeyen Materyaller:
• Güncel ve ciltli dergiler,
• Referans kaynakları (İngilizce-Türkçe Sözlükler hariç),
• Genel koleksiyonda bulunan ancak ödünç verilmeyen kaynaklar,
Rezerv Koleksiyonundan Bilgi Kaynağı Çıkartma:
• Öğretim elemanının, rezerv koleksiyonundan çıkartılmasını istediği kitaplar için web sayfasındaki Kısa Süreli Ödünç Verme Koleksiyonuna Kitap Ekleme ve Çıkarma Formu’nu doldurması gerekmektedir.
• Koleksiyon her dönem sonunda gözden geçirilmekte ve kullanılmayan kitaplar rezerv koleksiyonundan çıkartılarak uzun süreli ödünç verme koleksiyonuna eklenmektedir.
Görsel İşitsel Bilgi Kaynakları Koleksiyonu
ODTÜ mensup ve öğrencilerinin, kütüphane koleksiyonunda yer almasını istedikleri görsel-işitsel bilgi kaynakları değerlendirildikten sonra abonelik ya da satın alma yoluyla sağlanmaktadır.
Görsel-İşitsel Bilgi Kaynakları seçilirken ;
• Eğitimi ve kullanıcı taleplerini destekleyecek nitelikte ve formatta olması önem taşımaktadır,
• Kültürel amaçlı yayınlarda kullanıcının düzeyine ve birikimine uygun olması gerekmektedir,
• Korsan ya da kopyalanmış materyal satın alınmamakta ve bağış olarak kabul edilmemektedir.
Basılı Süreli Yayın Koleksiyonu
Seçim ve Sağlama İşlemleri
Dijital koleksiyona geçişin yaşandığı günümüzde elektronik koleksiyon oluşturma ve geliştirme kapsamında süreli yayınların basılı aboneliği yerine elektronik abonelik tercih edilmektedir.
Değerlendirme ve Seçim Kriterleri
Mevcut ve koleksiyona yeni katılacak basılı süreli yayın/ları değerlendirme kriterleri:
• Yeni basılı süreli yayın abonelik istekleri; ODTÜ kullanıcılarından (akademik ve idari personel, öğrenciler) ve yayınevlerinden gelen öneriler ile Kütüphanecilerin mevcut koleksiyonun eksiklerini gidermeye yönelik yaptığı araştırmalar sonucunda elde edinilen bilgilere göre belirlenir.
• Yeni abonelik istekleri, elektronik posta ve Web üzerinden gönderilen yayın istek formu aracılığı ile iletilir.
• Tüm istekler, mevcut basılı koleksiyon ve elektronik dergi koleksiyonundan kontrol edilir.
• İsteklere ait fiyatlandırma modeli, kaynağın çıkış aralığı, etki faktörü, nerelerde indekslendiği, yayıncısı, bilimsel nitelikli/ hakemli olup olmadığı, eğitim dili vb. bilgiler saptanır.
• İçerik analizi yapılarak koleksiyona uygunluğu kontrol edilir.
• İsteğin elektronik formatı yayınlanmıyorsa, basılı formatı değerlendirmeye alınır.
• İsteklerin, Ankara’daki diğer üniversite kütüphanelerini koleksiyonlarında olup olmadığı kontrol edilir.
• Yayınların seçimi ve değerlendirilmesi Süreli Yayınlar Birimi ve Kütüphane Yönetimi tarafından, belirlenen değerlendirme ölçütleri esas alınarak yapılır.
• Mevcut basılı süreli yayınlar için yıl içinde basımı duran, bibliyografik değişikliği olan yayınların takibi yapılır.
Basılı Süreli Yayınların Sağlanması
Basılı süreli yayınların sağlanma yolları:
• Yurtiçi ve yurtdışından ihale ve doğrudan temin yöntemiyle abonelik sağlama,
• Bağış ve değişim yöntemiyle sağlama.
Bağış ve Değişim Kriterleri
Kişi ya da kurumlardan, bağış ve değişim yoluyla sağlanacak süreli yayınlardan basımı devam edenler Kütüphane’ye en az iki yıl düzenli gönderilmesi koşuluyla, basımı devam etmeyenler ise kullanıcıların bilgi gereksinimi göz önüne alınarak kabul edilmektedir.
Bağış ya da değişim yoluyla sağlanacak süreli yayınların eğitim/öğretim diline ve araştırma alanlarına uygunluğu göz önünde bulundurulur.
Kaynağın içeriğinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına, 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa ve Yüksek Öğretim Kanununa uygun olması gerekir. 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince Kütüphanemize kesinlikle korsan ve/veya fotokopi yayın kabul edilmez, satın alınmaz.
Gazeteler ve fiziksel olarak yıpranmış süreli yayınlar koleksiyona dahil edilmemektedir.
Aboneliğin Sonlandırılması ve Elektronik Formata Dönüştürülmesi
Basılı süreli yayınlar aşağıda belirtilen kriterler çerçevesinde değerlendirilerek aboneliğinin sonlandırılmasına karar verilir:
• Düzensiz ve geç çıkışlı olması,
• Fiyat artışları,
• Kullanımı,
• Koleksiyondaki mevcut arşiv bilgisi,
• Elektronik koleksiyon ile çakışma,
• Elektronik kopyasının arşiv erişiminin olması,
• Bütçeye uygunluğu,
• Açık erişim olarak yayınlanmaya devam etmesi.
Elektronik Kaynak Koleksiyonu
Elektronik kaynak koleksiyonu, online erişim sağlanan, lisanslı ve açık erişimli bilgi kaynaklarından oluşmaktadır. Elektronik kaynaklar, abonelik ve/veya satın alma yoluyla sağlanmaktadır.
Elektronik kaynak türleri:
• E-dergi veritabanları
• Tek e-dergiler
• E-kitap veritabanları
• Dizin ve öz veritabanları
• E-Referans veritabanları (sözlükler, ansiklopediler, tezler, standartlar, vb.)
• E-gazeteler
• İstatistiki veri içeren veritabanları
• Çoklu ortam (multimedia) kaynaklar
Elektronik Kaynak Seçimi
Elektronik kaynak seçimi, üniversite mensuplarının talepleri doğrultusunda Süreli Yayınlar Birimi ve Kütüphane Yönetimi tarafından yapılmaktadır.
Yeni Elektronik Kaynakların Seçimi
Yeni bir e-kaynak için seçim süreci kullanıcılardan gelen istekler (e-posta, veritabanı/e-dergi istek/değerlendirme formu), yayınevlerinden gelen öneriler ve kütüphane çalışanlarının önerilerinin değerlendirilmesiyle başlar. Bir e-kaynağın ön değerlendirme aşamasında aşağıdaki kriterler dikkate alınır;
• Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma programlarına uygunluğu,
• Mevcut koleksiyonda, muadil bir kaynağın var olup olmaması,
• İlgili e-kaynağın daha önce değerlendirilip değerlendirilmediği,
Değerlendirmeye alınan bir e-kaynağın detaylı bir biçimde incelenmesi için deneme erişimi olanakları araştırılır. Deneme erişimi mümkün olmayan kaynakların değerlendirilmesi, Web sayfasından ya da kaynağın yayıncısından sağlanan bilgiler doğrultusunda yapılmaktadır.
Seçim Kriterleri
Bir elektronik kaynağın koleksiyona eklenmesi için aşağıda sıralanan özellikleri maksimum düzeyde sağlıyor olması beklenmektedir.
İçerik özellikleri bakımından;
• Üniversite’nin eğitim-öğretim ve araştırma alanlarına uygunluğu,
• Mevcut koleksiyona katkı sağlıyor olması,
• Alanında otorite olması.
Teknik gereksinimler ve kullanım özellikleri bakımından;
• IP temelli ve uzaktan erişim sağlaması,
• Kullanım istatistiği sağlaması,
• Teknik altyapıyla uyum ve diğer sistemlerle entegrasyon sağlaması,
• Kullanıcı dostu arayüze sahip olması,
• Veri indirebilme, kopyalama ve çıktı alma opsiyonlarını sunması.
Sağlayıcı/Aracı firma ve yayıncının desteği;
• Kullanıcı eğitimi verilmesi,
• Teknik destek sağlanması,
• Arayüzün istekler doğrultusunda özelleştirilmesi,
• Veri arşivleme (yedekleme, veri arşivleyen sistemlerle (LOCKSS, vs.) işbirliği).
• Aracı firmanın yetkinliği ve güvenilirliği.
Fiyatlandırma modeli;
• FTE temelli fiyatlandırma,
• Eş zamanlı kullanıcı sayısına göre fiyatlandırma,
• Konsorsiyum fiyatlandırmasının bulunması,
• Seçilen koleksiyona göre fiyatlandırma.
Lisanslama özellikleri bakımından;
• Erişime ilişkin konular;
• Kullanımına yetki/izin verilmiş kullanıcı,
• Erişim yöntemleri (IP ile erişim, çok/sınırsız kullanıcılı, tek kullanıcılı erişim, vb.),
• Geriye dönük erişim; arşivleme ve aboneliğin sonlandırılması halinde sahip olunacak haklar.
• Kullanımına ilişkin konular;
• Kütüphaneler arası ödünç verme,
• Görüntüleme, indirme ve çıktı alma,
• Sağlayıcı/aracı firmanın sorumlulukları,
• Yasal konular (ödeme şartları, ödeme süresi).
Basılı koleksiyon ile çakışma;
Koleksiyona eklenmesi düşünülen bilgi kaynağının hem basılı hem de elektronik erişimi olduğunda aşağıda belirtilen maddeler göz önünde bulundurularak elektronik erişimi tercih edilmektedir:
• Elektronik kopya, basılısı ile aynı içeriği sunmalı ya da daha fazlasını vermelidir,
• Elektronik kopyadaki metin ve görsellerin (grafikler, tablolar, vs.) kalitesi en az basılısındaki kadar ya da ondan daha üst düzeyde olmalıdır,
• Elektronik erişimli bilgi kaynağının fiyatı, basılı kopyası ile aynı ya da daha düşük olması tercih edilir. Elektronik erişimli bilgi kaynağı fiyatının daha yüksek olduğu durumlarda, ödenen ücret karşılığında yayınevi sağlanan kaynak ile birlikte daha fazla içerik sunmalıdır.
Mevcut Elektronik Kaynakların Değerlendirilmesi
Mevcut elektronik kaynak aboneliklerinin devamlılığı aşağıdaki ölçütler dikkate alınarak değerlendirilmektedir:
• Kullanım;
• Kullanım istatistikleri ve yıllara göre değişimi,
• Birim maliyet analizi,
• Satın alma/abonelik modelleri ve fiyatlamadaki değişiklikler,
• Lisanslama özellikleri;
• Arşiv hakları ile ilgili değişiklikler,
• Kullanım koşullarındaki değişiklikler,
• Erişim yöntemlerindeki değişiklikler.
• Platform değişikliği söz konusuysa yeni platform özellikleri,
• İçerik ve çakışma analizinin yenilenmesi/tekrarlanması,
• Kullanıcı görüşleri.
Elektronik Kaynakların Sağlanması
Seçimi yapılan elektronik kaynakların sağlanma işlemleri aşağıdaki kriterler dikkate alınarak ilgili birimlerle birlikte yürütülür;
• Elektronik kaynak temini için ayrılan bütçe, ödeme şekli ve zamanı,
• Ödeme sürecinde gerekli belgelerin sağlanması (proforma, tek yetkili sağlayıcı belgesi, fatura).
Aboneliklerin Sonlandırılması
Aşağıda sıralanan durumlarda bir elektronik kaynağın aboneliğine son verilmesine karar verilebilir.
• Kullanımın beklenen düzeyde olmaması ve arttırma çalışmalarına rağmen, kullanım düzeyinin değişmemesi,
• Abonelik tutarında beklenmeyen yüksek artışlar (içerik değişiklikleri hariç),
• İçerik açısından örtüşen başka bir elektronik kaynağın, mevcut elektronik kaynaktan daha düşük maliyetle sağlanabilir durumda olması,
• Erişim özelliklerinin olumsuz yönde değişmesi.
4.BÖLÜM
Bütçe
Kütüphane, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini, bilimsel yayınlarla desteklemek üzere, mevcut koleksiyonunun sürdürülmesi ve geliştirilmesi hedefiyle Maliye Bakanlığınca belirlenen bütçeyi ihtiyaca göre planlayıp kullanmaktadır. Bütçenin dağılımı ve kullanımı Kütüphane Yönetimi ve ilgili birimler tarafından belirlenmektedir.
Bütçe Dağılımı ve Kullanımı:
• Basılı kitap
• Basılı süreli yayın
• Veritabanı
• E-Dergi
• E-Kitap
Planlama, Maliye Bakanlığınca belirlenen bütçe serbestlikleri dahilinde yapılmaktadır (Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim). Satın Alma ve Muhasebe Birimi tarafından sene başlarında yapılan harcama planı yıl boyunca uygulanmaktadır.
5. BÖLÜM
Koleksiyon Yönetimi
Koleksiyon Değerlendirme
Koleksiyon geliştirme politikası, Kütüphane bünyesindeki koleksiyonun yenilenerek geliştirilmesini hedeflemektedir. Koleksiyonun etkinliğini en üst seviyeye getirmek için düzenli periyodlarla koleksiyonun değerlendirilmesi ve gerekli görüldüğü durumlarda ayıklanması ve yenilenmesi gerekmektedir. Bu değerlendirmeler kapsamında yürütülen işlemler aşağıda belirtilmiştir:
• Konuların koleksiyondaki yoğunluğu her yıl sonu Kütüphane Yönetimi ile Sağlama ve Kataloglama Birimi tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirme kapsamında, materyal alımı için Bölümlere ayrılan bütçe, Bölümlerin konu alanlarına yönelik koleksiyon yoğunluğu ve bu koleksiyon dahilindeki materyallerin kullanım oranı arasındaki denge analiz edilmektedir. Dağılımın yetersiz kaldığı konu alanları tespit edilir ise takip eden satın alım sürecinde bu konu alanlarının geliştirilmesi ve konular arası dengenin sağlanması planlanır.
• Ayıklama ve yenileme işlemleri.
İşbirliği Çalışmaları
Konsorsiyumlar
ODTÜ Kütüphanesi, üniversite ve araştırma kütüphanelerinin en uygun fiyatla, en fazla e-bilgi kaynağına erişimlerini sağlamak, ölçek ekonomisi çerçevesinde bu ürünlere yapılan yatırımı paylaşmak, Türkiye’deki akademisyen ve öğrencilerin küresel bilgi ağına en üst düzeyde erişimlerini gerçekleştirerek, eğitim ve araştırmaya kütüphanelerin desteğini arttırmak için ortak çalışmalar yürütmek amacıyla kurulmuş Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu (ANKOS) üyesidir. ANKOS, konsorsiyuma katılan kurumların kullanıcılarının eğitimsel ve araştırmaya yönelik ihtiyaçlarının karşılanması için daha fazla kaynak sağlama gibi konularda üyeler arasında ortak politika birliğinin sağlanmasını hedeflemektedir. Telif hakları, lisans anlaşmaları ve dünyadaki diğer konsorsiyumlar konusunda yurt içi ve yurt dışında uygun enstitü ve organizasyonlarla işbirliği çalışmalarını yürütür.
Üniversite ve Araştırma Kurumları
Türkiye'deki üniversite ve araştırma kurumlarının tam zamanlı olarak çalışan personeli; Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kütüphanesi'nden, kendi bağlı bulunduğu kurumun Kütüphanelerarası Ödünç Verme Sorumlusu aracılığı ile kitap ödünç alabilir, makale fotokopisi veya tez fotokopisi (izni varsa) sağlayabilir.
Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nde tam zamanlı olarak çalışan akademik ve idari personel, Kütüphanelerarası Ödünç Verme Hizmeti yoluyla, Türkiye'deki diğer araştırma kurumlarının kütüphanelerinden kitap ödünç alabilir, makale veya tez fotokopisi isteyebilir.
Koruma ve Ciltleme
Basılı bilgi kaynaklarını yıpranmalara karşı korumak ve kullanım nedeni ile yıpranan koleksiyonu tekrar kullanıcının hizmetine sunmak amacıyla ciltleme işlemi uygulanmaktadır.
Envanter İşlemleri
Basılı koleksiyonun farklı yöntemlerle, belirli zaman aralıklarında envanter işlemleri yürütülür.
Ayıklama
Ayıklama işlemleri, mevzuata uygun olarak Kütüphanenin Sağlama ve Kataloglama Birimi ile Raf Hizmetleri Birimi ve konu uzmanlarından oluşacak Terkin Komisyonu’nun ortaklaşa çalışmaları ile yürütülür.
Aşağıda belirtilen türde bilgi kaynakları koleksiyondan ayıklanır ya da depoya alınır;
• Fiziksel açıdan zarar görmüş ve kullanılamaz durumdakiler,
• Son 10 yıl içerisinde hiç kullanılmamış ve fazla kopyası olanlar,
• Elektronik kopyası sağlanabilenler,
• Teknolojik olarak kullanım mümkün olmayanlar (örn. Disket, Kaset),
• Yeni basımları bulunaın bilgi kaynaklarının eski basımları (özellikle rezerv kitapları).
Kayıp Materyaller
Sayım işlemleri sonucuna göre belirlenen kayıp bilgi kaynakları, kullanım oranları dikkate alınarak yeniden sağlanır.
________________________________________
[1] ODTÜ mensup ve öğrencileri bilgi kaynağı alınması talebinde bulunabilirler.