-A A +A

Kurallar ve Politikalar

Şikâyet Değerlendirme Politikası

ODTÜ Kütüphanesi, kullanıcılara kaliteli hizmet vermede kararlıdır. Eğer sunulan hizmetin beklenen standartların veya Kütüphane kalite politikalarının altında olduğunu düşünüyorsanız, aşağıdaki adımları izleyiniz:

Adım 1: Şikâyetinizi, hizmetin verildiği alanda bulunan kütüphane görevlisine bildirerek sorunun çözümlenmesini sağlayınız.

Adım 2: Eğer sorunun çözümlenme yönteminden memnun değilseniz, ilgili birim sorumlusu ile iletişime geçiniz. Birim sorumluları hakkında bilgiyi web sayfasında bulabilirsiniz.  

Adım 3: Sorunun çözümünden hala memnun değilseniz, web sayfasında Geri Bildirim ve Öneri formunu doldurunuz. Ya da Kütüphane’nin giriş katında yer alan bilgisayar terminallerinin yanında ve Rezerv Birimi bankosunda bulunan Kütüphane Bildirim Formu ile basılı ortamda öneri ve şikâyetlerinizi iletebilirsiniz. Form iletildikten sonra 24 saat içinde bilgilendirme ilgili personel tarafından yapılacaktır

Adım 4: Eğer, şikâyet yukarıda yer alana ilk üç adımda çözüme kavuşmadı ise; şikâyetinizi, Kütüphane Daire Başkan Yardımcısına yazılı olarak bildiriniz. Daire Başkan Yardımcısı, gerekli araştırmayı yaptıktan sonra iki iş günü içinde geri bildirimde bulunacaktır.

ODTÜ Kütüphanesi olarak bizler, temel değerlerimizden ödün vermeden;

  • Zengin basılı ve elektronik kitap ve dergi koleksiyonumuzu, değişen kaynak çeşitliliğini göz önüne alarak her geçen gün çoğaltacak,
  • Elektronik kaynakların kullanım oranını en üst seviyeye taşıyarak rekabet gücümüzü artıracak,
  • Güçlü teknik donanımımızla teknolojik değişime uyum sağlama becerimizi sürdürecek,
  • Verdiğimiz hizmetin kalitesini, her zaman daha iyisi olacağı inancı ile sürekli iyileştirecek,
  • Örgütsel ve yönetsel becerilerimizi işbirliği ve dayanışma kültürümüzle çoğaltacak,
  • Çalışanlarımızın nitel ve nicel olarak yeterli olması için gerekli her türlü çabayı harcayacak,
  • Çalışanlarımızın sürekli eğitimini destekleyecek eğitim programları ile çalışanların etkinliğini artıracak,
  • Fiziksel ortamımızın güvenli, emniyetli ve yeterli olması için gerekli kaynakların ayrılmasını sağlayacak,

  • Kurumsal risk ve fırsat belirlemelerine yönelik faaliyetleri zamanında planlayacak istenmeyen etkileri önleyerek yenilikleri uygulama olasılıklarını yakalayacak,
  • Kurumsallaştırmayı başardığımız işletim ve yönetim sistemimizle kendimizi sürekli ölçecek ve geliştireceğiz.

 

Cevat GÜVEN
Kütüphane ve Dokumantasyon Daire Başkanı

 

Üniversite Yönetim Kurulunun 19 Temmuz 2016 tarih ve 2016/12 sayılı kararının ekidir.

ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI’NA AİT KAYNAKLARIN KULLANIMINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

Amaç ve Kapsam

Madde 1–(1) Bu usul ve esasların amacı ODTÜ KDDB’ye ait kaynakların (fiziksel kaynaklar ve bilgi kaynakları) kullanımı ile ilgili hükümleri düzenlemektir.

Madde 2–(1) Bu usul ve esaslarda geçen

a) Bilgi kaynakları: Kütüphane koleksiyonunda bulunan basılı (kitap, dergi, gazete, rapor ve benzeri.), elektronik (çevrimiçi veritabanları), çoklu ortam (CD, DVD, kaset, ve benzeri.)  kaynakları,

b) ILL: (Inter Library Loan): Kütüphanelerarası ödünç verme işlemlerini,

c) Üniversite: Orta Doğu Teknik Üniversitesini

d) KDDB: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı,

e) Kullanıcı: Üye olup olmadığına bakılmaksızın Kütüphane hizmetleri ve bilgi kaynaklarından yararlanan kişileri,

f) Ödünç Verme Birimi: Uzun süreli ödünç verme işlemlerinin yapıldığı yeri,

g) Rezerv: Kısa süreli ödünç verilen, bilgi kaynaklarının bulunduğu yeri,

h) Sistem: Kütüphane otomasyon sistemini,

i) Üye: Önlisans, lisans ve lisansüstü öğrencileri (uluslararası değişim öğrencileri dahil), ODTÜ’de çalışan veya ODTÜ’den emekli olan akademik ve idari personeli, “ek görevli” statüsünde olanları, Doktora Sonrası Araştırma Programı-DOSAP kapsamındaki araştırmacıları, Proje personelini, ODTÜ Geliştirme Vakfı ve ODTÜ Teknokent çalışanları ile Protokol yapılan üniversitelerin ve resmi kurumların akademik ve idari personelini ifade eder.

 

Kütüphane Kullanım Koşulları

Madde 3–   (1) Üyeler kütüphanede yer alan bilgi kaynaklarını ödünç alabilir veya bu kaynaklardan kütüphane içerisinde yararlanabilir.

(2) Üye olmayanlar kütüphanede yer alan bilgi kaynaklarından sadece kütüphane içerisinde yararlanabilir.

(3) Üyeler, sistemde yer alan kişisel bilgilerindeki değişiklikleri zamanında kütüphaneye bildirmekle yükümlüdürler.

(4) Kullanıcılar, bilgi kaynaklarından yararlanırken mevcut "Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu"na uymakla yükümlüdür. Kullanıcı hakkında bu kanuna muhalefetinden dolayı yasal idari ve yasal işlem başlatılabilir. Kullanıcı, bu maddeye muhalefetinden dolayı Üniversiteye/Kütüphaneye hiç bir hukuki sorumluluk yükleyemez.

(5) Kullanıcıların "Kütüphane İçerisinde Uymaları Gereken Kurallar", KDDB tarafından belirlenir ve kullanıcılara duyurulur.

Ödünç Verme Esasları ve Kuralları

Madde 4–(1) Üye, üye olmayan ve ILL sistemiyle kütüphaneden yararlanan kullanıcılar için kütüphane bilgi kaynaklarının kullanımı ve ödünç verilmesine yönelik uygulama esasları ve kriterleri (sayı, süre, çeşit vb), koleksiyonun mevcut durumu, talep ve ihtiyaçlar dikkate alınarak Rektörlük Makamının bilgisi dahilinde KDDB tarafından belirlenir ve kullanıcılara duyurulur.

(2) Kütüphane bilgi kaynaklarının/ koleksiyonun korunması amacıyla her türlü bilgi kaynağı için “Ödünç Verme/Teslim Alma Esas ve Kuralları” nın Rektörlük  Makamı’nın bilgisi dahilinde belirlenmesi, kullanıcılara duyurulması ve yürütülmesi KDDB’nin yetki ve sorumluluğundadır. KDDB tarafından değiştirilene kadar Ek.1deki kurallar geçerlidir.

Üyelerin Üniversite’den Ayrılmaları Durumunda Uygulanacak Kurallar

Madde 5–(1) Üniversite’den herhangi bir nedenle (emeklilik, istifa veya mezuniyet gibi) ayrılan üyelerin, ödünç aldıkları bilgi kaynaklarını iade etmeden ve varsa gecikme ceza bedelini ödemeden ilişik kesme işlemleri tamamlanmaz.

(2) Ödünç aldığı bilgi kaynağını iade etmeksizin herhangi bir nedenle Üniversite’den ayrılan üyeler hakkında yasal işlem yapılır.

ODTÜ KÜTÜPHANELERİNDEKİ BİLGİ KAYNAKLARININ ÖDÜNÇ VERİLMESİNDE VE İADE EDİLMESİNDE UYGULANACAK KISTAS VE KURALLAR

1)  KDDB de bulunan bilgi kaynakları üyelere aşağıda belirtilen kıstaslara göre ödünç verilir. 

A) Akademik ve İdari Personel

a) Tam Zamanlı Akademik personel toplam 25 kitabı 30 gün süreyle, istemesi durumunda 25 kitabın 5’ini ders kitabı olarak bir dönemlik ödünç alabilir. Bilgi kaynağı başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; 30 gün süreyle ödünç aldığı kitaplar için 3 kez uzatma işlemi yapabilir. Dönemlik aldığı ders kitapları için süre uzatma işlemi yapamaz. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Ayrıca akademik personel 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 3 gün süreyle ödünç alabilir. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir. Bireysel çalışma odalarını (carrels) 3 saat kullanabilir.

b) Ek görevli 15 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 3 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz.  Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.  

c) Emekli akademik personel 15 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11:00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.

 d) İdari personel 15 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 3 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise;  kitaplar için 3, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz.  Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.  

e) Emekli idari personel 5 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.  

B) Öğrenci 

a) Doktora öğrencisi 25 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 3, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz.  Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir. Haftaiçi 3 saat süreyle Tablet PC ödünç alabilir. Bireysel çalışma odalarını (carrels) 3 saat kullanabilir.  

b) Yüksek lisans öğrencisi 20 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise, kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir. Haftaiçi 3 saat süreyle Tablet PC ödünç alabilir. Bireysel çalışma odalarını (carrels) 3 saat kullanabilir.

c) Lisans öğrencisi 15 kitabı 15 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür.  Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.

 C)    Diğer Kullanıcılar

a) Projede çalışan personel toplam 15 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 3 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 3, çoklu ortam kaynakları için 1 kez uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir. 

b) Değişim öğrencisi her dönemin başında Uluslararası İşbirliği Ofisi’nden Kütüphane’ye gönderilen onaylı öğrenci listesinde adının olması koşuluyla, 5 kitabı 15 gün süreyle ödünç alabilir. Rezerv koleksiyonundan, kitapların ödünç verilme sürelerine uygun şekilde kitap ödünç alabilir. Bu süreler; "A" tipi kitaplar için 3 saat (saat 16.00’dan sonra ödünç alınmak istenirse ertesi gün saat 11.00’ e kadar),  "B" tipi kitaplar için 1 gün,  "C" tipi kitaplar için 3 gündür. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.

c) DOSAP kapsamındaki araştırmacı 25 kitabı 30 gün, 2 ciltli dergiyi 7 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Ödünç aldığı dergilerin süresini uzatamaz. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir. 

d) ODTÜ Geliştirme Vakfı ve ODTÜ Teknokent çalışanı 5 kitabı 30 gün, 2 çoklu ortam kaynağını 2 gün süreyle ödünç alabilir. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise; kitaplar için 2, çoklu ortam kaynakları için 1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Sistem üzerinden 3 adet bilgi kaynağı ayırtabilir. Ayırttığı bilgi kaynaklarını 3 gün içinde ödünç almazsa; ayırtma işlemi sistem tarafından iptal edilir.

e) Protokol yapılan üniversitelerin ve resmi kurumların akademik ve uzman personeli,  kurum kimlik kartı ve protokol formu ile kitap ödünç alabilir. Protokol formu; kullanıcının bağlı olduğu kurumun kütüphane sorumlusunun imzası ve kurum kaşesini içeren belgedir. Protokol formu yılda 3 kez (1 Mart, 1 Temmuz ve 1 Ekim) yenilenir. Protokol kullanıcısı 5 kitabı 30 gün süreyle ödünç alabilir. Başka bir kullanıcı tarafından ayırtılmamış ise;1 kez süre uzatma işlemi yapabilir. Diğer kullanıcıların üzerindeki bilgi kaynakları için ayırtma işlemi yapamaz.

f)  Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) sistemiyle Kütüphane ’den yararlanan akademik ve idari personel 3 kitabı; Ankara içinde ise 15 gün, Ankara dışında ise 30 gün süreyle ödünç alabilir. Bir defaya mahsus olmak üzere süre uzatma işlemi talebinde bulunabilir. Diğer kullanıcıların üzerindeki bilgi kaynakları için ayırtma işlemi yapamaz. Çoklu ortam kaynakları ile dergileri ve Rezerv Koleksiyonu’nda bulunan kitapları ödünç alamaz. Diğer kütüphanelerden ödünç kitap almak isteyen ODTÜ akademik ve idari personeli, ilgili kütüphanenin ödünç verme kurallarına uymakla yükümlüdür.

2)      Bilgi kaynaklarının ödünç verilmesinde ve iadesinde aşağıdaki kurallar geçerlidir: 

a) Üyeler bilgi kaynaklarını ödünç alırken, üniversite veya kurum kimlik kartlarını göstermek zorundadırlar. Kimlik kartını kaybeden personel, Personel Daire Başkanlığı’ndan; öğrenci, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’ndan belge getirmelidir. ODTÜ mensubu olmayan üyeler ise; kendi kurumlarının Personel Daire Başkanlığı’ndan belge getirmek koşuluyla, belirtilen kurallar doğrultusunda bilgi kaynaklarını ödünç alabilirler. 

b) Üzerinde gecikmiş bilgi kaynağı bulunan kullanıcı, bu bilgi kaynağını iade etmeden ve gecikme cezasını ödemeden yeni bilgi kaynağı ödünç alamaz ve süre uzatma işlemi yapamaz.

c) Kütüphane, gerekli gördüğü durumlarda iade tarihini beklemeksizin ödünç alınan bilgi kaynaklarının iadesini isteme hakkına sahiptir.  Kullanıcıya haber verildikten sonra bilgi kaynağının en geç 3(üç) gün içinde iadesi zorunludur. Belirtilen sürede iade edilmeyen bilgi kaynakları için “Bilgi Kaynaklarının Zamanında İade Edilmemesi, Kaybedilmesi/Zarar Verilmesi Durumunda Uygulanacak Kurallar a göre işlem yapılır.  

d) Güncel Dergi Salonu’ndaki ciltlenmemiş dergiler, Referans Salonu’ndaki başvuru kitapları, yüksek lisans ve doktora tezleri ile nadir eserler ödünç verilmez. Ciltli dergiler, elektronik erişiminin olmaması durumunda; ODTÜ’de çalışan akademik ve idari personele, “ek görevli” statüsünde olanlara, DOSAP kapsamındaki araştırmacılara, ODTÜ’den emekli olmuş akademik personele ve lisansüstü öğrencilere ödünç verilebilir.  

e) Uzun süreli ödünç alınan kitapların, Rezerv Birimi’ndeki ders kitaplarının, Basılı Süreli Yayınlar Birimi’nden ödünç alınan ciltli dergilerin, CD-ROM ve DVD-ROM’ların geç iadesi durumunda  “Bilgi Kaynaklarının Zamanında İade Edilmemesi, Kaybedilmesi/Zarar Verilmesi Durumunda Uygulanacak Kurallar a göre işlem yapılır.  

f) Proje kaynaklarıyla temin edilerek, proje yazısıyla Kütüphane koleksiyonuna kaydettirilen bilgi kaynakları, proje yetkilisi/yöneticisi olan öğretim üyelerine bir yıl süre ile ödünç verilir. Gerektiği takdirde birer yıllık süreyle 2 (iki) kez uzatma işlemi yapılır.  

g) Ödünç alınan bilgi kaynaklarının iade tarihinden önce, üyenin kurum adı uzantılı e-posta adresine, sistem tarafından uyarı notu gönderilir. Ancak Kütüphane’ den ödünç alınan bilgi kaynaklarının iade tarihlerinin takibi kullanıcıya aittir. Sistem tarafından gönderilen uyarı notunun herhangi bir sebeple alınmamış olması, gecikmeden kaynaklanan yaptırımların uygulanmaması için geçerli neden olarak kabul edilmez. Kütüphane bilgi kaynaklarının iadesinin gecikmesi durumunda “Bilgi Kaynaklarının Zamanında İade Edilmemesi, Kaybedilmesi/Zarar Verilmesi Durumunda Uygulanacak Kurallar a göre işlem yapılır.

h) Ödünç alınan ve gününde iade edilmeyen bilgi kaynakları için sistem 3 ay içinde 6  kez hatırlatma e-postası gönderir. Hatırlatmalara rağmen bilgi kaynağı iade edilmezse kayıp kabul edilir ve “Bilgi Kaynaklarının Zamanında İade Edilmemesi, Kaybedilmesi/Zarar Verilmesi Durumunda Uygulanacak Kurallar a göre işlem yapılır.  

3) Elektronik Kaynakların Kullanımı

a) Elektronik kaynaklara yerleşke içinden ve dışından sadece ODTÜ öğretim elemanları, idari personeli, öğrencileri ve ODTÜ e-posta kullanıcı adı ve şifresine sahip olan kullanıcılar erişebilir.

b) Veritabanlarından, robot ve benzeri yazılımlar kullanılarak çok sayıda yayın kopyalanamaz veya sistematik biçimde kişisel bilgisayarlara ya da harici belleklere aktarılamaz.

c) Veritabanlarından kopyalanan makale, kitap, tez ve benzeri dokümanların bir bölümü ya da tamamı, veri depolama araçları ya da e-posta listeleri aracılığı ile dağıtılamaz ve Üniversite dışındaki kişi ya da kurumlara gönderilemez.

 d) Yukarıdaki kurallara uymayan kullanıcı hakkında gerekli yasal işlem başlatılır.

BİLGİ KAYNAKLARININ ZAMANINDA İADE EDİLMEMESİ, KAYBEDİLMESİ/ZARAR VERİLMESİ DURUMUNDA UYGULANACAK KURALLAR 

GEÇ TESLİM EDİLMESİ

 GÜNLÜK/SAATLİK GECİKME BEDELİ

KAYIP EDİLMESİ / ZARAR VERİLMESİ

Baskısı devam etmiyorsa *

Baskısı devam ediyorsa

Bilgi Kaynağı Türü

1 – 7 gün arası

8. günden sonra / ayırtılmış (hold)

Saatlik

Yabancı Dil

Türkçe

·         Son baskısının sağlanarak Kütüphaneye teslim edilmesi gerekir. Mümkün olmaması durumunda

·         Güncel bedeli + gecikme bedeli

Kitaplar

Genel Koleksiyon

0,30 TL

0,60 TL

 

150 USD + gecikme

 bedeli

180 TL + gecikme

bedeli

Kısa süreli (Rezerv)

 

 

0,60 TL

Dergiler

0,60 TL

0,60 TL

 

300 USD + gecikme bedeli

180 TL + gecikme

bedeli

Çoklu Ortam Kaynakları (Multimedya)

0,30 TL

0,60 TL

 

DVD 37 USD + gecikme bedeli

DVD 45 TL + gecikme bedeli

CD/VCD 15 USD + gecikme bedeli

CD/VCD 15 TL+ gecikme bedeli

Tablet PC’ler

 

5,00 TL

Ödünç verilen Tablet PC’lerin güncel değeri tahsil edilir.

Şarj adaptörü (gerekli durumlarda ödünç verilir): 30 TL

Bireysel Çalışma Odaları

 

3,00 TL

 

* Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Seçim ve Değer Tespit komisyonu tarafından bilgi kaynaklarının güncel değeri araştırılır. Bulunan değer tahsil edilir. Herhangi bir değer tespiti yapılamaması durumunda belirlenmiş tutarlar tahsil edilir. 

 

 

1 BÖLÜM

Amaç

ODTÜ Kütüphanesi Koleksiyon Geliştirme Politikasının amacı;

·           ODTÜ bünyesi içerisinde öğretim, araştırma faaliyetleri ve topluma hizmet için nitelikli, doğru, güvenilir ve evrensel bilgiye çağdaş olanaklarla erişilmesini sağlamak amacıyla ODTÜ Kütüphanesi’nde yürütülmekte olan, bilgi kaynaklarının seçimi, sağlanması ve erişime sunulması süreçlerine yönelik ilke ve kuralları açıklamak,

·         Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamak,

·         Koleksiyonun dengeli ve güncel olmasını sağlamak,

·         Bütçeyi etkin kullanmak,

·         Koleksiyonun yapısı ve kapsamının geliştirilmesi yönünde ölçütleri ve ilkeleri öne çıkarmaktır.

Tanımlar

Koleksiyon: Kütüphaneye daha önceden belirlenmiş bir politika uyarınca satın alma, abonelik, değişim, bağış yoluyla sağlanan bilgi kaynakları topluluğudur (Bayram, t.y.).

Seçim: Kütüphane koleksiyonuna hangi bilgi kaynaklarının sağlanacağına karar verme süreci ve bir karar verme biçimidir (Evans, 2005, s.9).

Sağlama: Bilgi kaynaklarının kütüphane koleksiyonuna satın alma, abonelik, bağış ya da değişim yoluyla dâhil edilme işlemlerini kapsayan bir süreçtir (Evans, 2005, s.9).

Görsel-İşitsel Bilgi Kaynakları: Ses, hareket ve resim unsurlarını içeren kayıt ortamındaki bilgi kaynakları (Royan, 2004, s.7) (Örn.; DVD, VCD, CD, videokaset, ses kaseti, vb.) .

 

2. BÖLÜM

Kütüphane Kullanıcıları

ODTÜ’de çalışan veya emekli olan akademik ve idari personel, “ek görevli” statüsünde olanlar, DOSAP kapsamındaki araştırmacılar, lisansüstü, lisans ve önlisans öğrencileri (uluslararası değişim öğrencileri dahil), ODTÜ Geliştirme Vakfı ve Teknokent çalışanları ile protokol yapılan üniversitelerin akademik personeli ve resmi kurumların uzman personeli Kütüphane’ye üye olabilirler ve Kütüphane kaynak ve hizmetlerinden yararlanırlar (Bkz. Kütüphane Yönergesi;  Madde 4).

Sadece ODTÜ akademik ve idari personeli ile öğrencileri kitap ve diğer bilgi kaynaklarının satın alınmasını önerebilir.

Sorumluluklar

Koleksiyon geliştirme politikasının oluşturulması, uygulanması ve güncel tutulmasından Kütüphane yönetimi ve birimler sorumludur.

Kütüphaneciler, kullanıcılardan aldıkları geri bildirimlerle ve yıl içinde yaptıkları koleksiyon analizleri doğrultusunda koleksiyondaki konu dağılımının dengeli ve güncel olmasını sağlamakla sorumludur.

 

3. BÖLÜM

Basılı Kitap Koleksiyonu

ODTÜ Kütüphanesi basılı kitap koleksiyonu, Amerikan Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi’ne (Library of Congress) göre sınıflandırılmakta ve açık raf sistemiyle hizmete sunulmaktadır.

Kitap Seçim İşlemleri

Kütüphane, koleksiyon geliştirme politikası olarak satın alma ve bağış yöntemlerini kullanmaktadır. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, sağlanan bilgi kaynakları üniversitenin öğretim alanlarına paralel olarak ve kullanıcıların ihtiyacına göre nicelik ve nitelik açısından geliştirilmektedir.

Kitap alım istek ve önerileri ODTÜ Kütüphanesi’ne çeşitli yollarla iletilmektedir:

·         Kütüphane web sayfasında yer alan Kitap/Ders Kitabı Sipariş Formu[1],

·         E-posta[2],

·         ODTÜ mensup ve öğrencilerinin mevcut ve değişen bilgi gereksinimlerini karşılamak, koleksiyonun bilinçli ve dengeli bir şekilde geliştirilmesini sağlamak amacıyla gerekli durumlarda Kütüphaneciler ile Bölümleri temsil eden öğretim elemanları arasında ortak bir çalışma yürütülmektedir.

Kitap Seçim Kriterleri

  • Telif Hakları

Sağlanacak kitapların 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (Ek 1)’na uygun olması gerekmektedir.

Korsan kitap olarak üretilmiş bilgi kaynakları ya da fotokopi ile çoğaltılmış kitaplar koleksiyona eklenmemektedir.

  • Kapsam

Kitap koleksiyonunun ODTÜ’nün eğitim-öğretim, araştırma alanları, kültürel ve entelektüel gereksinimleri doğrultusunda konulara göre dengeli bir şekilde geliştirilmesi amaçlanmaktadır. 

  • Güncellik

ODTÜ’nün eğitim-öğretim, araştırma alanları ile ilgili en güncel ve geçerli bilgileri içeren bilgi kaynakları takip edilmektedir. Özellikle fen bilimleri, teknoloji ve mühendislik alanlarında seçilecek bilgi kaynaklarının son 5 yılda yayımlanmış olmasına dikkat edilmektedir. Sosyal Bilimler alanlarında ise öğretim elemanlarının geri bildirimlerine göre eski basımlı kitaplar da değerlendirilerek koleksiyona dâhil edilmektedir.

  • Düzey

Üniversitede yürütülen lisans ve lisansüstü programlar ile araştırma alanlarının desteklemesi amaçlandığından alanlarında tanınan, güvenilir, yetkinlik kazanmış yayınevleri tarafından yayımlanan kitapların seçilmesi önem taşımaktadır.

Kitapların öğretim programını desteklemesinin yanı sıra Bölümlerde ve Rektörlüğe bağlı araştırma merkezlerinde yürütülmekte olan tez, proje ve bağımsız araştırma faaliyetlerini destekler nitelikte olması koşulu göz önünde bulundurulmaktadır.

  • Fazla Kopyalar

Talep edilen basılı kitaba, mevcut veri tabanları üzerinden tam metin erişilebilir olması durumunda ayrıca basılı biçimde sağlanmamaktadır.

Aşağıda belirtilen gereksinimler doğrultusunda birden fazla kopya koleksiyona dâhil edilmektedir.

·      Ders kitabı niteliğinde olan ve yoğun kullanılan kitaplar,

·      Ödünç alma oranı yüksek olan kitaplar,

·      Fiziksel açıdan yıpranmış olan kitaplar,

·      Kayıp kitaplar.

  • Maliyet

Koleksiyona eklenmesi için talep edilen kitaplar, bütçe olanakları ve konu dengesinin sağlanması amacıyla Kütüphane yönetimi ve talepte bulunan kullanıcıyla birlikte yeniden değerlendirilmektedir.

Maliyeti, konu alanı için tanımlanan üst limiti (Bilim ve Teknoloji alanları için 250$, Sosyal Bilimler 100$) aşan kitapların sağlanması konusu, talepte bulunan kullanıcı ile birlikte yeniden değerlendirilmektedir.

Talep edilen basılı kitapların (piyasada mevcut ise) maliyeti daha düşük olduğu için öncelikle ince kapak (paperback) olan baskı formatı tercih edilmektedir. İlgili kitabın piyasada sadece kalın kapaklı baskısı (hardback) olması durumunda bu baskı sağlanmaktadır.

  • Dil

Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma programlarına uygun olarak İngilizce ve Türkçe başta olmak üzere, kullanıcıdan gelen talepler doğrultusunda farklı dillerde de kitap alımı yapılmaktadır. 

  • Baskı Durumu ve Fiziki Biçim

Talep edilen kitabın, sipariş işlemlerinin yapıldığı tarih itibariyle baskıda olması gerekmektedir. Basımı olmayan kitaplar için ikinci el kitap alımı yapılmamaktadır.

Kitaplar için farklı fiziki baskı biçimleri ve sağlama koşulları aşağıda belirtilmektedir:

·         Tıpkıbasım (reprint): Eski basımlı ya da nadir eserlerin özgün basımından kısaltılarak yayınlanan tıpkıbasım kitaplar kullanıcılar tarafından talep edildiğinde alınmaktadır.

·         Spiral cilt ve sayfaları çıkarılabilir dosya (loose-leaf) baskılar: Bu tür baskı biçimlerinin satın alınması, kullanışsız olması nedeniyle tercih edilmemektedir. Kullanıcılar tarafından, sağlanmasının zorunluluğu bildirildiğinde başka baskısı mevcut değil ise sağlanabilmektedir.

Kitap Sağlama İşlemleri

Satın Alma İşlemleri

Kütüphaneye ulaşan kitap istek ve önerileri, belirlenen seçim ölçütleri kapsamında değerlendirildikten sonra Koleksiyona dâhil edilmesine karar verilenler için satın alma süreci başlatılmaktadır.

Kitaplar, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na tahsis edilen bütçe kapsamında ihale ve doğrudan alım yöntemleri ile sağlanmaktadır.

Sipariş kayıtları oluşturulan kitapların ihale listeleri hazırlanmaktadır. Acil kitap alımını gerektiren durumlarda ise yıl içinde, bütçe koşulları çerçevesinde, dönem dönem doğrudan alım listeleri oluşturulmaktadır.

İhale yoluyla sağlanacak kitap alımları Kamu İhale Kanunu'na göre yapılmaktadır. İhale süreci nedeniyle ihale edilen kitapların rafa çıkış süresi ortalama 4-6 aydır.

Bağış İşlemleri

Üniversitenin eğitim-öğretim, araştırma ve kültürel faaliyetlerini destekler nitelikteki kaynaklar kütüphane koleksiyonuna dâhil edilmektedir.

Bağışlanan bilgi kaynaklarının koleksiyona uygunluğuna Bağış ve Değişim Komisyonu tarafından, gerekli durumlarda ilgili uzmanlardan görüş alınarak karar verilmektedir. Kütüphane, bağış yapılan kaynakların koleksiyona eklenip eklenmeyeceği ve hangi bölümde yer alacağı konusunda karar verme sorumluluğu ve yetkisine sahiptir.

Bağışlanan koleksiyon için özel bir alan ya da raf oluşturulmaz, kütüphane içindeki bütünlüğe ve yerleşim düzenine uygun olarak mevcut koleksiyona dâhil edilir.

Kütüphaneye kaynak bağışında bulunmak isteyen kişilerin Taşınır Mal
Yönetmeliği gereğince "Bağış Kitap Formu" doldurmaları zorunludur.

Kütüphane koleksiyonu için uygunluğuna karar verilen kaynak(lar) teknik işlemleri yapıldıktan sonra koleksiyona eklenmekte, listesi oluşturulmakta ve bağış yapan kişiye ya da kuruma Üniversitemiz adına teşekkür mektubu gönderilmektedir.

Koleksiyona dâhil edilmeyen kaynak(lar) ise; bağış yapan kişiye iade edilmekte veya bağış sahibinin onayı ile ihtiyacı olan başka üniversite, okul ya da kurumlara gönderilmektedir.

Bağış İlkeleri

Bağışlanan bilgi kaynaklarının;

·  Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemesi ve bilimsel nitelik taşıması,

·      Kütüphane koleksiyonunda mevcut olmaması,

·      Fiziksel olarak kullanıma uygun durumda olması,

·      Fotokopi vb. yollarla çoğaltılmamış olması,

·   Kaynağın niteliğine ve kullanım sıklığına göre gerektiğinde fazla nüsha olarak da alınabilmesi,

·    Sosyal Bilimler dışındaki bilgi kaynaklarının yayın tarihi son 5 yıldan eski olmamalıdır.

·      Posta yoluyla gelen her bağışın koleksiyona katılması söz konusu değildir.

Nadir Eserler

Nadir eserler koleksiyonu, aşağıda belirtilen kriterler doğrultusunda oluşturulur;

  •  Yazma ve taş baskı eserler,
  •  1928 ve öncesi yıllarda Osmanlıca, Arapça, Farsça dillerinde yazılan eserler,
  •  1801 ve öncesi yıllarda Latince harflerle basılan eserler,
  •  Özel baskı tekniklerine ve cilt özelliklerine sahip olan eserler,
  •  Sınırlı sayıda basılan ya da ikinci nüshası bulunmayan eserler,
  •  Eski basımlı olan ve baskısı tükenmiş eserler,
  •  Önemli yazarlar ya da önemli kişiler tarafından imzalanmış, üzerine notlar alınmış eserler,
  •  Eserlerini bastırmamış yazarların müsvedde halindeki kitap ve mektupları,
  •  Estetik değeri olan, değerli görseller içeren eserler (çizim, gravür, tezhip, minyatür, ebru vb.).

Referans Koleksiyonu

Referans koleksiyonu, farklı konularda ya da belirli bir konuda yetkin bilgileri içeren, belirli bir konuya yönelik bir soruya hızlı cevap sağlayabilen ve o konu hakkında özet bilgi sunan türde bilgi kaynaklarının bulunduğu koleksiyondur.  Referans Koleksiyonu, Kütüphane’de ayrı bir birimde yer almaktadır ve ödünç verilmemektedir. 

İstatistiksel kaynaklar, haritalar, atlaslar, ansiklopediler, sözlükler, el kitapları, bibliyografik kaynaklar, rehberler, almanaklar, abstraktlar, indeksler ve yıllıklar Referans Koleksiyonunda yer alan bilgi kaynaklarıdır.

ODTÜ Kütüphanesi, bilgiye erişimde yer ve zaman sınırını ortadan kaldırmak amacıyla kesintisiz erişim imkânı sunan e-referans koleksiyonu oluşturmaktadır.

Tez Koleksiyonu

ODTÜ’de hazırlanan yüksek lisans ve doktora tezlerinin basılı kopyaları Üniversite Senatosu kararıyla kütüphanede bulundurulmaktadır.

Elektronik Tez Arşivi oluşturmak amacı ile 2003 yılının Eylül ayından itibaren hazırlanan tezlerin elektronik kopyaları da koleksiyonda yer almaktadır.

Koleksiyonda yer alan tezler yazarın isteğine bağlı olarak bir ya da iki yıl süreyle erişime kapatılmaktadır.

Basılı bir tezin fotokopi ya da elektronik olarak çoğaltılması yazarının iznine bağlıdır.

Rezerv Koleksiyonu (Kısa Süreli Ödünç Verilen Kitaplar)

ODTÜ Kütüphanesi’nde öğretim elemanlarının istek ve önerileri doğrultusunda ders kaynaklarından oluşturulan koleksiyon, öğrencilere kısa süreli (bir saatlik, üç saatlik, gecelik, vb.) ödünç verilmektedir.

Öğretim elemanlarının Kısa Süreli Ödünç Verme Koleksiyonuna Kitap Ekleme ve Çıkarma Formu ile bildirdikleri ders kitapları, her 40 öğrenci için 1 kitap olacak şekilde sağlanmaktadır. Söz konusu kitapların, ders dönemi başlamadan önce talep edilmesi gerekmektedir.

 

Rezerv Koleksiyonuna Dâhil Edilmeyen Materyaller:

·           Güncel ve ciltli dergiler,

·           Referans kaynakları (İngilizce-Türkçe Sözlükler hariç),

·           Genel koleksiyonda bulunan ancak ödünç verilmeyen kaynaklar,

Rezerv Koleksiyonundan Bilgi Kaynağı Çıkartma:

·      Öğretim elemanının,  rezerv koleksiyonundan çıkartılmasını istediği kitaplar için web sayfasındaki Kısa Süreli Ödünç Verme Koleksiyonuna Kitap Ekleme ve Çıkarma Formu’nu doldurması gerekmektedir.

· Koleksiyon her dönem sonunda gözden geçirilmekte ve kullanılmayan kitaplar rezerv koleksiyonundan çıkartılarak uzun süreli ödünç verme koleksiyonuna eklenmektedir.

Görsel İşitsel Bilgi Kaynakları Koleksiyonu

ODTÜ mensup ve öğrencilerinin, kütüphane koleksiyonunda yer almasını istedikleri görsel-işitsel bilgi kaynakları değerlendirildikten sonra abonelik ya da satın alma yoluyla sağlanmaktadır.

  Görsel-İşitsel Bilgi Kaynakları seçilirken ;

·     Eğitimi ve kullanıcı taleplerini destekleyecek nitelikte ve formatta olması önem taşımaktadır,

·         Kültürel amaçlı yayınlarda kullanıcının düzeyine ve birikimine uygun olması gerekmektedir,

·      Korsan ya da kopyalanmış materyal satın alınmamakta ve bağış olarak kabul edilmemektedir.

Basılı Süreli Yayın Koleksiyonu

Seçim ve Sağlama İşlemleri

Dijital koleksiyona geçişin yaşandığı günümüzde elektronik koleksiyon oluşturma ve geliştirme kapsamında süreli yayınların basılı aboneliği yerine elektronik abonelik tercih edilmektedir.

Değerlendirme ve Seçim Kriterleri

Mevcut ve koleksiyona yeni katılacak basılı süreli yayın/ları değerlendirme kriterleri:

·         Yeni basılı süreli yayın abonelik istekleri; ODTÜ kullanıcılarından (akademik ve idari personel, öğrenciler) ve yayınevlerinden gelen öneriler ile Kütüphanecilerin mevcut koleksiyonun eksiklerini gidermeye yönelik yaptığı araştırmalar sonucunda elde edinilen bilgilere göre belirlenir.

·         Yeni abonelik istekleri, elektronik posta ve Web üzerinden gönderilen yayın istek formu aracılığı ile iletilir.

·         Tüm istekler, mevcut basılı koleksiyon ve elektronik dergi koleksiyonundan kontrol edilir.

·    İsteklere ait fiyatlandırma modeli, kaynağın çıkış aralığı, etki faktörü, nerelerde indekslendiği, yayıncısı, bilimsel nitelikli/ hakemli olup olmadığı, eğitim dili vb. bilgiler saptanır.

·         İçerik analizi yapılarak koleksiyona uygunluğu kontrol edilir.

·         İsteğin elektronik formatı yayınlanmıyorsa, basılı formatı değerlendirmeye alınır.

·         İsteklerin, Ankara’daki diğer üniversite kütüphanelerini koleksiyonlarında olup olmadığı kontrol edilir.

·         Yayınların seçimi ve değerlendirilmesi Süreli Yayınlar Birimi ve Kütüphane Yönetimi tarafından, belirlenen değerlendirme ölçütleri esas alınarak yapılır.

·         Mevcut basılı süreli yayınlar için yıl içinde basımı duran, bibliyografik değişikliği olan yayınların takibi yapılır.

Basılı Süreli Yayınların Sağlanması

Basılı süreli yayınların sağlanma yolları:

·       Yurtiçi ve yurtdışından ihale ve doğrudan temin yöntemiyle abonelik sağlama,

·         Bağış ve değişim yöntemiyle sağlama.

Bağış ve Değişim Kriterleri

Kişi ya da kurumlardan, bağış ve değişim yoluyla sağlanacak süreli yayınlardan basımı devam edenler Kütüphane’ye en az iki yıl düzenli gönderilmesi koşuluyla, basımı devam etmeyenler ise kullanıcıların bilgi gereksinimi göz önüne alınarak kabul edilmektedir.

Bağış ya da değişim yoluyla sağlanacak süreli yayınların eğitim/öğretim diline ve araştırma alanlarına uygunluğu göz önünde bulundurulur. 

Kaynağın içeriğinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına, 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununa ve Yüksek Öğretim Kanununa uygun olması gerekir. 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince Kütüphanemize kesinlikle korsan ve/veya fotokopi yayın kabul edilmez, satın alınmaz.

Gazeteler ve fiziksel olarak yıpranmış süreli yayınlar koleksiyona dahil edilmemektedir.

Aboneliğin Sonlandırılması ve Elektronik Formata Dönüştürülmesi

Basılı süreli yayınlar aşağıda belirtilen kriterler çerçevesinde değerlendirilerek aboneliğinin sonlandırılmasına karar verilir:

  • Düzensiz ve geç çıkışlı olması,
  • Fiyat artışları,
  • Kullanımı,
  • Koleksiyondaki mevcut arşiv bilgisi,
  • Elektronik koleksiyon ile çakışma,
  • Elektronik kopyasının arşiv erişiminin olması,
  • Bütçeye uygunluğu,
  • Açık erişim olarak yayınlanmaya devam etmesi.

Elektronik Kaynak Koleksiyonu

Elektronik kaynak koleksiyonu, online erişim sağlanan, lisanslı ve açık erişimli bilgi kaynaklarından oluşmaktadır. Elektronik kaynaklar, abonelik ve/veya satın alma yoluyla sağlanmaktadır.

Elektronik kaynak türleri:

·         E-dergi veritabanları 

·         Tek e-dergiler

·         E-kitap veritabanları

·         Dizin ve öz veritabanları

·         E-Referans veritabanları (sözlükler, ansiklopediler, tezler, standartlar, vb.)

·         E-gazeteler

·         İstatistiki veri içeren veritabanları

·         Çoklu ortam (multimedia) kaynaklar

Elektronik Kaynak Seçimi

Elektronik kaynak seçimi, üniversite mensuplarının talepleri doğrultusunda Süreli Yayınlar Birimi ve Kütüphane Yönetimi tarafından yapılmaktadır.

Yeni Elektronik Kaynakların Seçimi

Yeni bir e-kaynak için seçim süreci kullanıcılardan gelen istekler (e-posta, veritabanı/e-dergi istek/değerlendirme formu), yayınevlerinden gelen öneriler ve kütüphane çalışanlarının önerilerinin değerlendirilmesiyle başlar. Bir e-kaynağın ön değerlendirme aşamasında aşağıdaki kriterler dikkate alınır;

·         Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma programlarına uygunluğu,

·         Mevcut koleksiyonda, muadil bir kaynağın var olup olmaması,

·         İlgili e-kaynağın daha önce değerlendirilip değerlendirilmediği,

Değerlendirmeye alınan bir e-kaynağın detaylı bir biçimde incelenmesi için deneme erişimi olanakları araştırılır. Deneme erişimi mümkün olmayan kaynakların değerlendirilmesi, Web sayfasından ya da kaynağın yayıncısından sağlanan bilgiler doğrultusunda yapılmaktadır.

Seçim Kriterleri

Bir elektronik kaynağın koleksiyona eklenmesi için aşağıda sıralanan özellikleri maksimum düzeyde sağlıyor olması beklenmektedir.

 İçerik özellikleri bakımından;

·          Üniversite’nin eğitim-öğretim ve araştırma alanlarına uygunluğu,

·          Mevcut koleksiyona katkı sağlıyor olması,

·          Alanında otorite olması.

Teknik gereksinimler ve kullanım özellikleri bakımından;

·         IP temelli ve uzaktan erişim sağlaması,

·         Kullanım istatistiği sağlaması,

·         Teknik altyapıyla uyum ve diğer sistemlerle entegrasyon sağlaması,

·         Kullanıcı dostu arayüze sahip olması,

·         Veri indirebilme, kopyalama ve çıktı alma opsiyonlarını sunması.

Sağlayıcı/Aracı firma ve yayıncının desteği;

·         Kullanıcı eğitimi verilmesi,

·         Teknik destek sağlanması,

·         Arayüzün istekler doğrultusunda özelleştirilmesi,

·     Veri arşivleme (yedekleme, veri arşivleyen sistemlerle (LOCKSS, vs.) işbirliği).

·         Aracı firmanın yetkinliği ve güvenilirliği.

Fiyatlandırma modeli;

·         FTE temelli fiyatlandırma,

·         Eş zamanlı kullanıcı sayısına göre fiyatlandırma,

·         Konsorsiyum fiyatlandırmasının bulunması,

·         Seçilen koleksiyona göre fiyatlandırma.

Lisanslama özellikleri bakımından;

·  Erişime ilişkin konular;

·         Kullanımına yetki/izin verilmiş kullanıcı,

·    Erişim yöntemleri (IP ile erişim, çok/sınırsız kullanıcılı, tek kullanıcılı erişim, vb.),

·         Geriye dönük erişim; arşivleme ve aboneliğin sonlandırılması halinde sahip olunacak haklar.    

·  Kullanımına ilişkin konular;

·      Kütüphaneler arası ödünç verme,

·      Görüntüleme, indirme ve çıktı alma,

·      Sağlayıcı/aracı firmanın sorumlulukları,

·  Yasal konular (ödeme şartları, ödeme süresi).

Basılı koleksiyon ile çakışma;

Koleksiyona eklenmesi düşünülen bilgi kaynağının hem basılı hem de elektronik erişimi olduğunda aşağıda belirtilen maddeler göz önünde bulundurularak elektronik erişimi tercih edilmektedir:

 

·            Elektronik kopya, basılısı ile aynı içeriği sunmalı ya da daha fazlasını vermelidir,

·          Elektronik kopyadaki metin ve görsellerin (grafikler, tablolar, vs.) kalitesi en az basılısındaki kadar ya da ondan daha üst düzeyde olmalıdır,

·        Elektronik erişimli bilgi kaynağının fiyatı, basılı kopyası ile aynı ya da daha düşük olması tercih edilir. Elektronik erişimli bilgi kaynağı fiyatının daha yüksek olduğu durumlarda, ödenen ücret karşılığında yayınevi sağlanan kaynak ile birlikte daha fazla içerik sunmalıdır.

 

Mevcut Elektronik Kaynakların Değerlendirilmesi

Mevcut elektronik kaynak aboneliklerinin devamlılığı aşağıdaki ölçütler dikkate alınarak değerlendirilmektedir:

  •  Kullanım;

·         Kullanım istatistikleri ve yıllara göre değişimi,

·         Birim maliyet analizi,

·          Satın alma/abonelik modelleri ve fiyatlamadaki değişiklikler,

  •  Lisanslama özellikleri;

·         Arşiv hakları ile ilgili değişiklikler,

·         Kullanım koşullarındaki değişiklikler,

·         Erişim yöntemlerindeki değişiklikler.

  •  Platform değişikliği söz konusuysa yeni platform özellikleri,
  •  İçerik ve çakışma analizinin yenilenmesi/tekrarlanması,
  •  Kullanıcı görüşleri.

Elektronik Kaynakların Sağlanması

Seçimi yapılan elektronik kaynakların sağlanma işlemleri aşağıdaki kriterler dikkate alınarak ilgili birimlerle birlikte yürütülür;

·           Elektronik kaynak temini için ayrılan bütçe, ödeme şekli ve zamanı,

·     Ödeme sürecinde gerekli belgelerin sağlanması (proforma, tek yetkili sağlayıcı belgesi, fatura).

Aboneliklerin Sonlandırılması

Aşağıda sıralanan durumlarda bir elektronik kaynağın aboneliğine son verilmesine karar verilebilir.

·         Kullanımın beklenen düzeyde olmaması ve arttırma çalışmalarına rağmen, kullanım düzeyinin değişmemesi,

·         Abonelik tutarında beklenmeyen yüksek artışlar (içerik değişiklikleri hariç),

·         İçerik açısından örtüşen başka bir elektronik kaynağın, mevcut elektronik kaynaktan daha düşük maliyetle sağlanabilir durumda olması,

·         Erişim özelliklerinin olumsuz yönde değişmesi.

 

4.BÖLÜM

Bütçe

Kütüphane, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini, bilimsel yayınlarla desteklemek üzere, mevcut koleksiyonunun sürdürülmesi ve geliştirilmesi hedefiyle Maliye Bakanlığınca belirlenen bütçeyi ihtiyaca göre planlayıp kullanmaktadır. Bütçenin dağılımı ve kullanımı Kütüphane Yönetimi ve ilgili birimler tarafından belirlenmektedir.

Bütçe Dağılımı ve Kullanımı:

  •  Basılı kitap
  •  Basılı süreli yayın
  •  Veritabanı
  •  E-Dergi
  •  E-Kitap

Planlama, Maliye Bakanlığınca belirlenen bütçe serbestlikleri dahilinde yapılmaktadır (Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim). Satın Alma ve Muhasebe Birimi tarafından sene başlarında yapılan harcama planı yıl boyunca uygulanmaktadır.

 

5. BÖLÜM

Koleksiyon Yönetimi

Koleksiyon Değerlendirme

Koleksiyon geliştirme politikası, Kütüphane bünyesindeki koleksiyonun yenilenerek geliştirilmesini hedeflemektedir. Koleksiyonun etkinliğini en üst seviyeye getirmek için düzenli periyodlarla koleksiyonun değerlendirilmesi ve gerekli görüldüğü durumlarda ayıklanması ve yenilenmesi gerekmektedir. Bu değerlendirmeler kapsamında yürütülen işlemler aşağıda belirtilmiştir:

·         Konuların koleksiyondaki yoğunluğu her yıl sonu Kütüphane Yönetimi ile Sağlama ve Kataloglama Birimi tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirme kapsamında, materyal alımı için Bölümlere ayrılan bütçe, Bölümlerin konu alanlarına yönelik koleksiyon yoğunluğu ve bu koleksiyon dahilindeki materyallerin kullanım oranı arasındaki denge analiz edilmektedir. Dağılımın yetersiz kaldığı konu alanları tespit edilir ise takip eden satın alım sürecinde bu konu alanlarının geliştirilmesi ve konular arası dengenin sağlanması planlanır.

·                Ayıklama ve yenileme işlemleri.

İşbirliği Çalışmaları

Konsorsiyumlar

ODTÜ Kütüphanesi, üniversite ve araştırma kütüphanelerinin en uygun fiyatla, en fazla e-bilgi kaynağına erişimlerini sağlamak, ölçek ekonomisi çerçevesinde bu ürünlere yapılan yatırımı paylaşmak, Türkiye’deki akademisyen ve öğrencilerin küresel bilgi ağına en üst düzeyde erişimlerini gerçekleştirerek, eğitim ve araştırmaya kütüphanelerin desteğini arttırmak için ortak çalışmalar yürütmek amacıyla kurulmuş Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu (ANKOS) üyesidir. ANKOS, konsorsiyuma katılan kurumların kullanıcılarının eğitimsel ve araştırmaya yönelik ihtiyaçlarının karşılanması için daha fazla kaynak sağlama gibi konularda üyeler arasında ortak politika birliğinin sağlanmasını hedeflemektedir. Telif hakları, lisans anlaşmaları ve dünyadaki diğer konsorsiyumlar konusunda yurt içi ve yurt dışında uygun enstitü ve organizasyonlarla işbirliği çalışmalarını yürütür.

 

Üniversite ve Araştırma Kurumları

Türkiye'deki üniversite ve araştırma kurumlarının tam zamanlı olarak çalışan personeli; Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kütüphanesi'nden, kendi bağlı bulunduğu kurumun Kütüphanelerarası Ödünç Verme Sorumlusu aracılığı ile kitap ödünç alabilir, makale fotokopisi veya tez fotokopisi (izni varsa) sağlayabilir.

 

Orta Doğu Teknik Üniversitesi'nde tam zamanlı olarak çalışan akademik ve idari personel, Kütüphanelerarası Ödünç Verme Hizmeti yoluyla, Türkiye'deki diğer araştırma kurumlarının kütüphanelerinden kitap ödünç alabilir, makale veya tez fotokopisi isteyebilir.

 

Koruma ve Ciltleme

Basılı bilgi kaynaklarını yıpranmalara karşı korumak ve kullanım nedeni ile yıpranan koleksiyonu tekrar kullanıcının hizmetine sunmak amacıyla ciltleme işlemi uygulanmaktadır.

Envanter İşlemleri

Basılı koleksiyonun farklı yöntemlerle, belirli zaman aralıklarında envanter işlemleri yürütülür.

Ayıklama

Ayıklama işlemleri, mevzuata uygun olarak Kütüphanenin Sağlama ve Kataloglama Birimi ile Raf Hizmetleri Birimi ve konu uzmanlarından oluşacak Terkin Komisyonu’nun ortaklaşa çalışmaları ile yürütülür.

Aşağıda belirtilen türde bilgi kaynakları koleksiyondan ayıklanır ya da depoya alınır;

·       Fiziksel açıdan zarar görmüş ve kullanılamaz durumdakiler,

·       Son 10 yıl içerisinde hiç kullanılmamış ve fazla kopyası olanlar,

·      Elektronik kopyası sağlanabilenler,

·      Teknolojik olarak kullanımı mümkün olmayanlar (örn. Disket, Kaset),

·     Yeni basımları bulunan bilgi kaynaklarının eski basımları (özellikle rezerv kitapları).

 

Kayıp Materyaller

Sayım işlemleri sonucuna göre belirlenen kayıp bilgi kaynakları, kullanım oranları dikkate alınarak yeniden sağlanır.

 


[1] ODTÜ mensup ve öğrencileri bilgi kaynağı alınması talebinde bulunabilirler.

[2] Üniversitemiz mensupları materyal istekleri ile ilgili soru, sorun ve önerilerini saglama@metu.edu.tr adresine iletebilmektedirler.